1、导示牌

设置会议签到，会议导示牌，迎宾工作人员，让来宾少走弯路，提前告知洗手间的方位，最好有导示牌。

2、会议桌椅的摆放

礼堂式：会议桌面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道； 教室式：房间内将会议桌椅安排端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置房间根据会议桌的大小而有所不同。特点：可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；弦月式：房间内放置一些圆形或椭圆形会议桌，会议椅只放在会议桌的一面，以便所有观众都面向屋子的前方；方形中空式：会议桌摆成方形中空，不留缺口。会议椅摆在桌子外围；马蹄形或“U”形：将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。会议椅摆在会议桌外围也可以内外都摆放。桌椅要摆放整齐有序。

3、桌椅颜色的选择

要结合自身企业文化品位，体现和提升自身形象。选择会议室桌椅时要注意色系，要给人明快的感觉，还是沉稳的感觉，这直接关系到自身的形象。同时桌椅要干净、舒适。

4、灯光设备调试

为了确保正确的图像色调及摄像机的自均衡，规定映射在预会者脸部的光是匀称的，照度应不低于500lux监视器、投影电视附近的照度为50-80lux，应制止直射光。灯光的方向比灯光的强度更为重要，为灯光安装漫射透镜，可使采光充实漫射，使预会者脸上有匀称采光。会场内灯光明亮柔和，让人不会感觉到烦躁。

5、音响设备调试

会议室音响的声学要求很严格，要想得到好的音质，不仅要有好的电声设备，还需要有与其相当的声学环境；再好的扬声器，放在混响长的空间内，也会听不清楚，更谈不上音质好了。如果音响不够好，有噪音或是窜频之类的问题，对会议的影响是非常大的，甚至可能会导致会议失败。

6、视频设备调试

在会议中视频设备是非常重要的，很多的演讲、讨论、报告等都会用到视频来展示出来，如果视频不够好或是调试不好，那很可能会降低了会议的效果质量。高清的视频设备能够提升参会者的关注度，同时也减少参会者的视觉疲劳，提高效率。

7、会议记录用品

会议中不可缺少会议记录用品，比如铅笔、纸张、橡皮擦等，参会者不可能全都是自己带过来的，同时还要准备好会议所需资料，摆放好位置。

8、会场布置

会场内可以多放一些绿色植物或者会议桌上摆放一些桌花，缓和会议气氛；会场内每个人桌上准备一瓶矿泉水，一个杯子，会议时间如果长的话，可以设一个专门负责倒茶水的工作人员！


9、最后一点

会场一定要干净，在会议开始前要检查一遍，要准备好矿泉水，言词久了需要喝水，会议环境保持安静，不被外界打扰。