首先在选定相关会议公司后，公司的代理商会与会议的主办者进行洽谈，以了解主办者的需要与会议类型等多方面的信息。
 
第二在此基础上，由专业人士根据主办方的要求来进行相关策划，并做出策划方案。再交由主办方，询问他们对策划案的意见以进行相关完善，在确保可用的基础上来报价。
 
第三在策划完成后，对会议场所进行布置，在一切完成后邀请主办方实地进行考察。
 
第四会议场所布置并检验完后，要与主办方共同确定会议接待方案，并且要确定并签订标准合同，以保障后续工作更加顺利的开展。
 
第五 在确定一切事项后，主办方要交付一定的定金，这样才能够更好的开展后续的工作。
 
另外在会议召开前定制一定的工作人员的服务标准，并且对工作人员进行相关培训。以保障召开会议时服务人员能够不出差错，营造良好的会议形象。
 
再者 在会议场所及服务方面都处理好的同时，也要准备详细的会议资料，包括邀请的相关领导、与会议相关的商务服务，这个服务包括同声翻译、公关礼仪、文秘服务等多个方面。同时，还要帮助主办方准备相关的新闻稿件，以交由进行宣传。
 
还有接待与会人员并且提供衣食住行等全方位的服务，还要提供尽可能多的产品以满足更多的人。
 
最后做好会议的总结与评价工作，再与会议的主办方结清费用。