根据调查，武汉的年会策划者倾向于将年会安排在城中酒店、郊区酒店、风景区、机场酒店以及会议中心等。选择城中酒店可以赋予参会者更多的机会参观博物馆、影剧院以及购物;而郊区酒店和风景区则为与会者提供了一个安静、休闲、平和的世外桃源;机场酒店则适合那些快节奏的、比较紧急的会议类型;大型的年会则比较适合在中心城市的会议中心举办，因为一般的会议中心不提供客房，因此参会者须被安排在附近的酒店住宿。
 
总得来说，年会场地预订应当考虑的因素应当包含以下几点：
 
(1)场地的数量、大小和质量。
 
(2)可商议的食品、饮料和房价。
 
(3)食品服务质量。
 
(4)睡房的数量、大小和质量。
 
(5)会议支持的服务和设备。
 
(6)结账程序的效率。
 
除此之外，在地点的选择上还会考虑当地的治安状况、年会地点到机场的道路情况等。年会场所应当“因会而异”我国的年会策划者则较多地选择风景区作为会议举办地，如海南的三亚、云南的昆明、山东的济南、四川的九寨沟、安徽的黄山等。也有很大一部分的年会会安排在大都市。