会议规划以会议的目的为基础，借助某些科学方法和艺术，构思决策，规划和设计，并制定规划方案以实现最终的会议结果。良好的会议计划必须深入了解具体的实施计划。思考可行的方案，它必须在某些方面有所突破，有创造性的。
 
    武汉会议公司在会议策划之前，需要制定全面的活动实施计划和活动执行手册。这两份文件将阐明活动的执行方向和方式以及活动实施的所有细节。当然，有时会议公司在策划的时候经常会发现计划永远不会赶上变化。这也是测试员工专业水平的时候。
 
 会议公司如何做好三方协调?在这里必须要提三个重要端口部分：客户，场地和会议工作人员安排。
 
   首先，问题的客户部分是因为有总有不断的新想法。客户总会在现场有想法，因此会议公司需要高度响应并努力满足客户。无论情况多么艰难，会议公司都必须尽力解决问题。
 
   其次，也很关键，会议公司必须与场地协调并做好沟通工作。会议公司们必须尽最大努力使场地与活动充分合作，包括时间，场地布局和活动调整。在选择场地时，一般要考虑以下几点：
 
   一是场地的风格和品味。场地是否选择户外更适合，还是室内，比较常见，因为各方面的配套好一些。
 
   不要小看酒店，因为酒店也有不同的风格，不同的定位;酒店的风格是要与发布会的内容相统一的，与企业文化相符合。
 
   二是实用性。会议厅可容纳多少人?讲台的大小?它配备投影设备和电源吗?有远程麦克风吗?相关服务怎么样?是否有住宿，酒，食品和饮料?价格合理吗?有没有浪费空间?必须考虑这些因素且考虑周全。
 
   三是方便性。主要媒体可否够得着?离会议重要人物远近与否?交通是否便利?附近停车是否方便?
 
现场布置包括：
 
1、背景布局。主题背景板，内容包含主题，会议日期，城市名称，颜色，字体都要漂亮，颜色可以基于企业文化决定。
 
2、酒店的周边布局，如酒店外横幅，竖幅，浮动气球，拱形门等，每个酒店都不同。
 
3、放置座位。发布会较为严肃，会议通常放在讲台上，加上下面的办公桌摆放;一些非正式的会议是圆桌会议。很多会议采用主席台只有主持人位发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后。
 
4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。
 
5、签到与迎接;一般来说，大堂，电梯和角落都有引导标志。一般来说，酒店有迎宾人员。大会将要求参与者留下名片。
 
最后就是内部协调，这部分是反映活动执行团队专业性的标准。在活动前夕必须有明确的现场分工，以确保信息沟通是无缝的，并且有默契。在活动正式开始之前，将至少举行三次协调准备会议。总控将需要控制每个环节。重点是材料，和活动过程。有必要确保材料和流程按计划完全到位，并且不需要反复检查。在活动开始前至少应举行2次正式排练，以确保活动顺利无误。