良好的会议策划实际上已经取得了一定的成功，其中包括场地预订，酒店预订，场地布置和会议所需的设备安装和监管，广告礼品设计和制作，礼仪接待，参与者的接送和餐饮，主要会议等。
 
会场预约
 
    武汉会议公司将根据客户的需求为客户做具体分析，做出最完美的规划;会议公司会根据会议的级别为客户选择场地;会议公司将根据周围环境的会议要求为客户确定具体的场地。会议公司将根据会议的具体情况决定是否将会议分成几个分组场所，选择会场的位置，并提前预约。会议公司会负责会场的布局，以及设备的安装调试。会议公司将根据客户的需要，提前为客户调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
 
宣传资料的准备
 
    会议公司将为会议提供宣传册和其他印刷设计和制作一站式服务;会议公司将根据会议的具体需求设计印刷品的样式，内容和选择;会议公司将为印刷品指定和打印特殊印刷品。会议公司也会根据需要提前将打印材料发送到场地或指定地点。
 
参会者的接送
 
    这是关键的一环，关乎参会者的心理状态。会议公司将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;准备好专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
 
参会者的餐饮
 
    有的会议涉及餐饮一环节。加彩会议公司将根据参与者的喜好预订各种餐点：西餐，中餐，自助餐，宴会等。加彩会议公司将根据参与者的具体情况以及酒店的场地和位置推荐不同的就餐点。
 
参会者业余时间
 
    会议公司将根据参与者的喜好设计不同的风格;会议公司为客户设计特殊的路线;会议公司介绍附近的娱乐设施供参会者选择。
 
    举行会议是一个环节缜密设计的过程，不能出差错和马虎，下面是大型会议方案的注意要点。
 
1、务必周密，程序规范
 
    会议计划应密切关注会议的总体工作目标和任务，明确会议议程之间的逻辑关系，并按照有关规定和程序安排会议议程，以便会议能够平稳连接。计划一般应包括会议名称，时间和地点，与会者，会议议程，工作组设置，人事工作的组织，宣传和报告工作，物流服务工作和安全工作部门。
 
2、沟通紧密，加强合作
 
    一方面，要加强会议组织人员和上层的沟通和协商工作。在组织筹备会议的过程中，有必要加强与单位领导和上级领导的沟通和协商工作。另一方面，有必要加强横向沟通工作。大型会议的顺利开展是各个人员的紧密合作。因此，在会议筹备期间，有必要加强横向沟通。并且要合理调整工作进度，加强合作，共同推进全面筹备工作。