1、会议室预约
 
预约的途径和方式方法有很多，可以采用采用传统的人力记录预约，自然也可以采用现代强烈一点的网上预约和采购相应的会议室预约设备。
 
公司规模较小，会议需求并不强烈的，提前几小时预订;公司规模较大，会议需求较多的则需提前半天到一天预订。
 
2、设备设施的管理
 
会议室设备设施从桌椅板凳到投影绿植均为会议室专用设备设施;
 
不允许私自调换，如有损坏应照价赔偿;
 
会议室设备为会议室专用，未经允许不能私自借用，占用。
 
应安排专人对会议的设备设施进行定期的维护和故障检查，并在条件允许的情况下及时安排更新换代。
 
3、卫生保洁
 
应定期对会议室的地毯/地砖，墙壁，桌椅进行相对彻底的清洁和护理。在会议期间，在会的团体有必要也有责任维护会议室的干净整洁。
 
严禁在会议室内吸烟;
 
严禁在会议室内吃饭，吃零食;
 
严禁在会议室内堆放杂物;
 
严禁在会议室内放置有异味的物品。
 
会议期间
 
在会议举行期间，所有设备设施应轻拿轻放;如遇故障应及时保障，不要私自尝试维修;同时严禁在会议室内召开非会议性质的活动。
 
会议结束后
 
会议结束后应带走所有私人物品，并对会议室进行相应的整理，关闭所有电器，门窗;并及时解除会议状态或通知会议室负责人。
 
会后特殊情况
 
会议室如出现下列情况：如桌椅和地板损坏、划伤、磕碰;饮水机、空调、茶具等物品、设施发生损坏;桌椅未归放原处;电器开关未关闭;门窗敞开;物品发生丢失等，将追究责任人的责任，按情况赔偿。