一、前期

1.前期确认信息：

（1）收集完整客户名单与抵达信息；

（2）确认用房数与房型；

（3）确认分房要求及标准；

（4）确认是否预留房间、明确保底房间数量；

（5）签到处需要至少一名知晓嘉宾情况的对接人在

场，以便碰到非名单内的嘉宾到场及时核实；

（6）确认签到台的摆放位置及时间、签到台所需物品（电源、电话、网线、指示牌、水牌等）；

（7）确认VIP房间及客人姓名；

（8）工作人员分工与职责；

（9）签到所需道具；

2.签到台布置及物品准备

准备笔、纸、订书机、签到表、分房表、电脑、电子签到设备、一米栏、装饰品等；

3.会议资料及礼品准备

（1）嘉宾证、参会证、媒体证、主办方、工作证等分类摆放；

（2）资料袋中一般包括议程、会议期刊、会议手册、会议资料、餐券、礼品等；

4.注意事顼

在酒店及会场的主要通道及入口处，应设有指引牌或显示屏进行指引。

二、中期

1、彩排

（1）前台所有人员都参与；

（2）认真严格按照既定流程进行，如发现问题及时解决并改变策略；

2.签到

（1）随时与接机接站组保持联系，及时得到机场/车站接驳车辆发车情况；

（2）提前准备即将抵达酒店的客人的签到表；

（3）看到客人到达会场或酒店大堂时，应主动询问是否为参会嘉宾；

3.取房

跟酒店确认每次取房的房号、房数、房型进行记录，签字确认；

4.分房

安排房间要确定好性别，避免男女混住的尴尬；

6.核对整理各种数据

（1）签到处整理当日实到客人人数、各区域人数；

（2）分房处统计实际用房数、房型；

（3）统计会议资料及礼品的实际发放数量，与签到表登记的数量核对；

7.收集整理签到台剩余物品

8.会议期间工作

（1）收集整理返程信息；

（2）会议相关事宜的咨询：包括日程安排、会议地点等；

（3）会议期间的叫早设定、每天房间数的统计确认；

（4）专人负责接待客人领取发票；

9.注意事项

（1）统计客人信息时，保留客人发送的原始资料；和客人对完信息后，及时将更改后的信息发给客户确认；

（2）遇到客人调换房间或物品，需及时做好登记；

（3）因为航班及大巴接驳等原因，可能同一时间会有大批量参会人员到达，需要提前安排好现场维持报到注册秩序工作人员。