本期《会议活动执行手册》中带来的是外场模块的内容。对室外活动影响最大的因素通常来说是天气——阴晴雨雪风。天气可能会影响活动的效果乃至活动的进程与安全，故前期对天气预报的关注与以及为应对各类天气准备应急预案也是外场活动的重中之重。此外，外场活动还需要注意“大型活动申报管理”有关规定。

1.一般酒店内活动，人数不足以需要备案或可由酒店方完成备案；而外场活动，人数超过备案要求的概率更高。

2.室外布置可能会出现，“布置地点的管理部门为政府单位”或“布置含空飘等可能超出限高的物料”，故需向有关部门进行备案。

接下来让我们进入正题——外场活动执行细则及外场武汉活动策划方案内容。

外场活动前期

1.活动临近时，时刻关注活动周期内的天气预报；如无严重影响，根据外场布置情况准备篷房、雨衣、雨伞等；如影响活动正常开展，建议延期举办活动；

2.如外场布置涉及电子设备，应考虑到可能的恶劣天气造成的影响，提前准备好应急预案；

3.超过1000人的大型活动及特殊影响的活动需向相关部门进行活动审批。提前制定好活动计划，制定大型群众性活动安全工作方案；

4.如有涉及空飘、道旗、充气拱门等，根据情况提前向当地城管报备；

5.大型活动除了对安保有规定要求外，还需卫生、消防、电力等方面的支持；在确定场地后，根据实际情况与卫生、消防及电力部门进行对接，申请支持。

外场活动中期

1.如现场搭建物差异无法调整，需要求采取必要措施最大限度还原，并尽量调整位置，不影响活动现场整体效果；

2.外场道路两侧的布置，应在活动开始前两小时完成布置，并根据指引路线自行测试两次以上；如发现摆放错误或不当的物料，及时调整其位置；室外指引牌的材质较轻时，需增加配重固定；

3.在室外布置喷绘背景板时，需注意风向，在啧绘上开风口，并增加配重，固定好啧绘；

4.活动当天，所有工作人员及支持人员均需持有效凭证入场；

5.做好涉及活动当日的所有工作人员的用餐、用水的安排；

6.若遇到下雨、大风等天气，还要做好相应的防雨及转移场地工作；

7.务必保障临时搭建的设施、建筑物的安全，消除安全隐患。