做好每一个项目，都必须先有顶层设计，根据顶层设计，细分每一项环节，将各环节一一打通，那么项目至少较为顺利的完成。武汉活动策划领域很宽，活动的形式不一样，活动执行项也是存在差异的。今天就给大家分享会务会议应该怎么做，供大家学习参考。

1、明确活动背景、目的。

2、明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量。

3、组织会务工作小组，确定会务组领导及成员，制定会议准备工作部署。

4、根据确定的会议议程，制定会议预算，申请专项会务费用。

5、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况，安全应急预案情况，形成会务指南样稿，经会议小组领导确认后开始印刷。

6、发布会议通知，包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员。

7、确认发言人，选择标准：有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事。

8、根据时间进行预演，防止时间不够和提前结束的现象。

9、活动前期宣传。

10、确定背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容，经会议小组领导确认后，开始制作横幅、参会证、桌签等。

11、检查各项宣传材料到位情况，包括横幅、路引、桌签、参会证。

12、参会人员房间安排、餐饮安排。

13、提前安排人员到达会议现场，安排会议室、住宿、餐饮事宜。

14、检查各项会务资料到位情况，包括汇报材料、会务指南等。

15、检查会议住宿、餐饮安排情况，如有晚宴，要协调好地点、酒水。

16、确定进场时间、搭建内容。

17、提前一天与主持人沟通，进行现场彩排与准备。

18、组织布置会议室，并确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备。

19、全面检查各项工作落实情况，安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员，统一着装。

20、确定参会人员到会议所在地具体时间，做好分组。

21、专人举牌迎接来宾，引领至接待区集中，同时段来宾集合完毕，引领上车。至酒店，引导到接待台签到。

22、熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接，做好参会签到，人员到位后发放房卡、资料袋，包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示（注意事项提醒、用餐及活动提醒）。

23、VIP接待：专人专车全程陪同，专车送达酒店，引至贵宾区休息，代办手续，送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同，指引坐在前排。

24、选好合影位置。

25、回程票务协调。

26、送宾流程：在酒店大堂定时定班， 专人领队，专人跟车。

27、会议结束后，回收自带物品、整理会议纪要，发布会议成果，总结会议组织经验教训。