一场好的活动策划不仅可以满足人们的视觉享受还可以让人有更强的参与性和互动性,所以要想做好一个活动策划需要准备的事项有很多,那么一场好的武汉活动策划,需要做的事情有哪些呢?首先要知道此次活动的主题,还有会场的布置等。

1.年会活动策划表演什么时候开始
 
    作为年会活动策划组织者,一定要提前跟演员沟通清楚.通常音乐表演或者娱乐活动要安排在客人预计到达的时间前至少15分钟开始,这样就不会出现冷场.要向演员强调在客人到达之前做好准备.有些演员档期较满则要提前做好安排
 
2.如果年会活动策划到达高潮,是否需要演艺人员延长演出时间
 
    如果遇到需要延长时间的情况,年会活动策划负责人要向演员说清楚.有些地方聚会可以持续到22点,但要清楚是不是须要得到相关部门的找准.同时武汉年会活动策划公司要清楚延长演出时间需要支付的费用,向乐队讲明在接到通知之前不能折走乐器设备
 
3.年会活动策划设备的使用情况如何
 
    设备是精美的、粗劣的、还是年久未修的?是否符合公司形象?是否存在着这样或那样的问题?是否有不雅的图片或文字?不要到活动当天才猛然发现设备的质量不过关
 
4.年会活动策划舞台上是否摆有公司标志的物品
 
    年会活动策划人员应该向经纪人咨询.如果舞台上摆有公司产品,某些明星可能会拒绝登台,因为这样看起来像是在为该产品做代言.因此,得到对方的书面同意或者使产品展台与表演的舞台区分开来。
 
5.是否需要化妆室
 
     所需要的化妆室数量与大小各是多少?是否有特殊要求,例如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储物间或茶点?如果娱乐节目中有动物表演,那么年会活动策划人员要确保活动中客人的安全,还要注意动物的喂养、饮水问题.如果需要的话要增加安保
 
6.服装方面有什么要求
 
    演员应该如何着装,是盛装前来还是来到后再换衣服?如果他们人体彩绘或者化妆面积较大,他们是否需要单独的洗手间?化妆室是否需要采取安保措施?总之,演员的着装和举止方面的要求向签约的演员交代清楚

7.是否有不宜演奏的歌曲
 
    了解乐队全部歌曲,制订活动中演奏的曲目表,之后再进行核查.要记住,你是顾客而顾客就是上帝,如果对方坚持演奏一些歌词或曲调对于活动不宜的歌曲,可以终止合同.无须去迁就那些自大狂
 
8.一旦发生紧急情况,是否联系演员或演员公司与经纪人的固定电话和手机号
 
    知道上述人员的电话,如果在年会活动策划当天出现意外,应该知道找谁、去哪里找、如何快找到
 
9.年会活动策划设备什么时候到,安装需要多久时间
 
     年会活动策划布展时要了解设备的方式,以便确定是否需要为卸车停车做出特殊的安排.是否聘用了工会工人、支付了工会费用?年会活动策划设备安装是否随时可以进行?由谁来负责安装工作–是乐队、会场、还是我方.安装乐器并进行试音需要多长时间
 
在进行年会活动策划场地布置和餐桌摆设之前,乐器设备安装到位.设备安装与会场内进行的其它工作如何协调?先后次序如何安排
 
10.如何处理嘉宾的要求
 
     在处理嘉宾的要求时考虑到各方面的情况.例如,为了方便嘉宾在招待会上互相结识与交友,年会活动策划者可以安排了低缓的爵士乐,但是有嘉宾要听别的(如硬派摇滚),那么你希望主持人如何处理?例如,可以告诉嘉宾大会只准备了爵士乐,询问是否有比较喜欢的爵士乐手,改换音乐将会改变整个晚会的基调,之后再想回到原来的预期氛围则并非易事