武汉会议服务
武汉天策会议案例
武汉天策会议
[湖北会议网]选择会议场地的六大基本步骤
(1)确定会议目的

在开始筹备会议时,首先要尽可能具体地明确会议的目的:会议是要让大家献计献策,还是要向大家说明情况;是要征求大家的意见,还是要解决问题;是要确定具体行动方案,还是要明确各自的角色和所应承担的职责。或许,你的会议目的不止一个。一旦你明确了会议的目的,你就等于是明确了目标方向。一个明确而清晰的目的和目标会引导你安排接下来的会议日程。


(2)确定会议式

什么是会议的形式?简单地说就是会议日程的进行方式。大多数会议以全体大会开始,简称全会。有些会议选择以前一天晚上的欢迎招待会或晚宴开始,正式会议于次日上午举行。有些则选择以正式早餐开始,早餐后安排有嘉宾发言人或主要发言人演讲。会议形式包括室内会议和室外会议,也包括正式会议和非正式会议.


(3)决定实质上的需求

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动,它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。所以要清楚的决定实质上的需求,避免不必要的开支。


(4)考虑与会者的期望

什么时间、在哪里、需要什么样的规格,想要达到什么样的效果等等,这些都需要了解。


(5)选择何种会议地点与设备

会议地点设备的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。会议场所设备的费用,通常在整个预算中占比较大,同时,场地设备对参 会人员的感受影响也较大,因此,对于筹办人员来讲,场地选择是个重要的事情。


(6)评估选择的正确性

会议是在具体的时间和空间举行的,各种因素对会议效果的影响是一个持续的过程。要举行成功的会议,从会议开始前到会议结束后都应注意各种因素的影响。为了更好的保护积极因素,排除消极因素,有必要对影响会议效果的各种因素加以评估,从而建立取舍标准,也可避免将时间浪费在不值得讨论的议案上。

 
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